Politica de datos

Para efectos de cumplir las reglas contenidas en el presente texto y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas
naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o
fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S. Deberá hacer uso de los datos personales para:

1- Ejecutar la relación contractual existente con clientes, proveedores, contratistas y
trabajadores.

2- Proveer los servicios y/o los productos requeridos por clientes, proveedores, contratistas y
trabajadores.

3- Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.

4- Evaluar la calidad del servicio.

5- Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

6- Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS
y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado
o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o
servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar,
invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y/o por terceras personas.

7- Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral incluida la clasificación de información, almacenamiento, archivo de los Datos Personales, entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección, verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y ante la vinculación, el registro de información en entidades de seguridad social tales como sistemas de seguridad social en salud, riesgos profesionales, pensiones, cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje y todas aquellas entidades que la ley laboral colombiana establezca para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos de trabajo.

8- Desarrollar el proceso de selección, evaluación y viculación de contratistas incluida la clasificación de información, almacenamiento, archivo de los Datos Personales, entrega de
la información a terceros encargados de los procesos de selección, verificación, comparación, evaluación de las competencias profesionales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y ante la vinculación contractual el registro de información en entidades de riesgos profesionales, recepción y verificación de aportes a sistemas de seguridad social integral incluidos los sistemas de seguridad social en salud, pensiones, Cajas de Compensación Familiar y la información que sea requerida por las normas tributarias para el pago de cuentas de cobro y/o facturas

9- Soportar procesos de auditoría interna o externa.

10- Registrar la información de exempleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, en especial la clasificación,
almacenamiento, archivo de los Datos Personales recolectados durante la relación laboral
para la emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del dato con THE BEST
TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y el envío de información de interés.

11- Transferir a los países donde se encuentren los centros de datos del proveedor del servicio
de plataformas basadas en tecnología en la nube, utilizado por THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y entregar los datos personales al proveedor del servicio, quién en ese
evento actuará como Encargado del Tratamiento.

12- Utilizarlos con fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones de THE
BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S y ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para
los propósitos aquí señalados, y por tanto, THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S no
procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. DATOS PERSONALES SENSIBLES. Empleados, clientes o proveedores de THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S que actúan como Titulares de la Información y/o representantes legales en el caso de información de hijos(as) menores de edad, se les informa el carácter facultativo y voluntario de responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles o sobre menores de edad, y en los términos del literal a) del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, previo a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, y en general, tratamiento de estos datos, incluyendo huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley, se solicitará autorización escrita del titular para el Tratamiento que tendrá como finalidad ejecutar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y, en general, garantizar la seguridad de sus instalaciones; así como documentar las actividades gremiales y cumplir con obligaciones legales de tipo laboral y relacionadas con el contrato de trabajo.

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
1- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2- Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3- Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa,exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6- Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
7- Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S

1- Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

2- Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal
manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.

3- Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las
normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.

4- Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

5- Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de
Industria y Comercio.

En consecuencia, para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que THE BEST TECHNOLOGY
SOLUTIONS S.A.S, está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia, se deben cumplir las siguientes obligaciones.

1- Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi)-Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

2- Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el
tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento)
deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté
autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al
titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data a. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (viii) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (ix) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (x) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3- Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

(iii) Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

(vi) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

4- Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales podrá ser modificada en cualquier
momento por THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S La misma estará a disposición de empleados, contratistas y proveedores en su versión actualizada en la página web https://besttechnologysas.com/ Si se realizan cambios en la parte formal de los rocedimientos, tales como cambios de dirección, teléfono, correo electrónico de contacto, URL, área encargada, los mismos serán reflejados en el documento y dados a conocer mediante la página web de la compañía o por mecanismos idóneos que permitan la consulta de los documentos.

Por disposiciones legales, si se realizan cambios en las finalidades del tratamiento de los datos personales se dará aviso del cambio a los titulares de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de la compañía y se pondrá a su disposición la última versión de la política de tratamiento de datos personales.

La anterior política de datos personales entró en vigencia el 01 de enero de 2023. Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de datos de THE BEST TECHNOLOGY SOLUTIONS S.A.S durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento.